Организация переезда офиса в другой город

Причины, по которым фирма вынуждена переезжать в другой город, бывают разными. Но в любом случае такое масштабное событие отвлекает сотрудников от прямых обязанностей, требует сил и времени.

Самостоятельная организация переезда

Во многих случаях руководство принимает решение осуществить офисный переезд собственными силами без привлечения сторонних организаций. Такой вариант имеет свои плюсы: сотрудники компании правильно сортируют и упаковывают деловые бумаги, оргтехнику, могут также разобрать мебель и подготовить ее для последующей транспортировки. Организаторы сами выбирают транспорт, стараясь обеспечить целостность груза во время перевозки. На новом месте осуществляется расстановка мебели, офисной техники, размещается документация, оборудуются рабочие места. Такая работа требует общей мобилизации сил, организации и контроля.

Офисный переезд следует организовывать, четко распределив обязанности между сотрудниками фирмы, и действовать в следующем порядке:

1. Проведение ревизии. Следует проверить все имущество, выявить испорченную технику, сломанную мебель, ненужные аксессуары и вещи, от которых лучше сразу избавиться, чтобы не тратить деньги на их упаковку и перевозку.
2. Сбор и упаковка. Ценные бумаги, драгоценности, наличные деньги передаются руководителю или доверенному лицу, которое будет перевозить его в личном или служебном автомобиле отдельно от других вещей. Канцелярские принадлежности, документацию и прочее собирают в коробки. Можно заказать контейнер для перевозки вещей, после заполнения он будет опечатан, что гарантирует сохранность имущества.
3. Подготовка мебели. Крупные предметы мебели частично разбирают, каждая деталь упаковывается отдельно в защитный упаковочный материал. Дверцы и полки фиксируются.
4. Упаковка оргтехники. Используются коробки подходящего размера, пустоты заполняются мягкими материалами, выступающие элементы демонтируются или защищаются прочной упаковкой.
5. Все коробки желательно промаркировать или подписать, это сэкономит время при распаковке.

Для эффективности действий можно разделить весь штат сотрудников на 2 части. Одни будут заниматься подготовкой вещей к отправке, другие – принимать и распаковывать.

Минусы самостоятельного переезда

Если у офисных сотрудников нет навыков и опыта организации переездов, процесс может сильно затянуться. Вещи могут быть плохо упакованы, что чревато повреждением во время транспортировки. Большой объем работ может привести к потере отдельных единиц груза, утрате важных документов.

При выборе транспортного средства многие стараются заказать небольшой грузовой автомобиль, но практика показывает, что порой более эффективными и рентабельными являются железнодорожные перевозки, отправка морским или воздушным путем. Но даже при транспортировке автомобилем не всегда получается выбрать грузовик оптимально подходящей грузоподъемности, проложить наиболее удобный и быстрый маршрут.

Обращение к специалистам даст следующие преимущества:

• правильная упаковка вещей,
• ответственность за сохранность груза,
• корректно подобранный транспорт,
• соблюдение сроков,
• экономия времени, сил, нервов.

Компания «АзияТранзитРегион» осуществляет перевозки ж/д транспортом, грузовыми автомобилями, морским, воздушным путем. Специалисты компании окажут помощь в организации офисного переезда в другой город. Оставить заявку или задать вопрос можно через форму обратной связи и по телефону.